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电子招标投标系统建设实践及思考


【信息时间:2014/11/12  阅读次数:【我要打印】【关闭】
摘要:国家《电子招标投标办法》的颁布,进一步加速了电子化招标投标的发展,电子招标投标系统实现了招标投标业务全流程的电子化、无纸化,有利于贯彻执行国家有关招标投标法律法规要求,减少人为因素的干扰,并且可以大大节约成本、节省工作量、提高工作效率。平台的运营机构更要以集约服务和优质服务为立足点,不断拓展平台运营的广度和深度,以满足各业务方的不同需求。本文就电子招标投标系统建设的难点、重点进行总结,并探讨解决方案。

    继国家在2013年5月1日《电子招标投标办法》(简称《办法》)及《电子招标投标系统技术规范》(简称《技术规范》)颁布后,国家发展改革委于今年年初又公布了《电子招标投标系统检测认证管理办法》(征求意见稿)及其附件《电子招标投标系统检测认证规范》(征求意见稿)。办法公布后,不少企业已经建立或正在建设电子招标投标系统,尽管仍存在观望的情况,但电子招标投标的全面推广和逐步普及已经成为业内不争的事实。《办法》和《技术规范》无疑为企业建设电子招标投标系统提供了标准、规范,指明了方向。虽然不同行业、不同建设主体在电子招标投标建设和应用过程中,面临不同的问题,但是电子招标投标系统建设中有很多共性的东西,如何攻克这些难点、建设过程中哪些是需要重点关注的环节,需要我们在实践过程中不断探索。
    一、电子招标投标系统对各相关方的管理冲击
    招投标是一种高级的综合采购形式,我国从20世纪80年代全面重启招投标业务,这种采购形式已经伴随我们国家经济的磅礴发展,渗透到国民经济和社会生活的各个领域,成为一种极为重要的资源交易手段,到今天,随着电子商务环境的成熟,传统招投标将依托电子招标投标这种全新的技术手段,赋予全新的内容,并从应用的深度和广度,进一步拓展。区别传统的招投标,电子招标投标系统的出现,对招投标的交易主体和监管手段都将带来不同程度的管理冲击和经营思路的转变。
    1.对招标人的影响
    实施全过程电子招标投标后,系统可以如实记载并保存招标投标的各个环节,可实现实时监管,所有的关键环节都透明高效,更加方便过程监督,同时业务流程按照法律法规严格设置,大大促进招标采购的公开、公正以及公平性,一定程度上解决了招标人由于“黑箱”心理而对招标代理过程的非理性干预。系统支持资料的自动归档,解决了传统归档模式时的工作繁杂、遗漏及错误等问题,大大提高效率,方便调阅,促进知识传递及共享。
    2.对投标人的影响
    电子招标投标业务对投标人而言,购标、投标、开标等重要环节都可以在网上、异地进行,对其直接的影响一方面是包括差旅、纸张印刷、通讯、存储以及关系管理维护在内的各类显性、隐形费用都将大幅下降,另一方面电子招标投标系统更好地保护了投标人的利益,加大了公平、公正、公开的力度,让投标人真正凭借实力获胜。同时,电子化也要求投标人尽快转变经营思路,更加关注于产品和服务本身,促进其计算机应用水平的提高。
    3.对招标代理机构的影响
    引进信息化管理手段,充分利用电子招标投标系统,能把招标代理机构业务人员的时间和精力从琐碎的事务性工作中彻底解放出来,使其更关注于最需要智慧和专业经验的工作上,进而提升招标代理机构的服务价值和水平。把事务性的工作移交给系统执行,这将带来招标代理机构的重新洗牌,要求代理机构从流程事务管理向专业化的采购咨询方向转型,最后从业务咨询服务到全方位的管理咨询发展。
    4.对评标专家的影响
    对于评标专家而言,电子招标投标系统中建立的网上评标系统,能实现智能化在线评标。逐步通过系统建立智能评标数学模型,完成投标文件中海量数据的自动提取、关键参数的直接比对,从而极大地提高评标的准确性和公正性,缩短评标时间和节约费用成本。网上评标系统为评标专家提供了更加方便、快捷的辅助评标功能,让专家的评标工作变得更为容易。由于传统评标过程中,不少专家年龄偏大,对计算机的操作水平较低,因此要求系统设计者充分考虑到他们的使用习惯,运营机构要全力做好培训服务,同时也要求专家们与时俱进,不断提升计算机使用技能。今后,随着电子招标投标系统的全面铺开使用,专家库的逐步共享,也将会使得专家之间形成一个良性竞争环境,实现优胜劣汰。
    5.对运营机构的影响
    电子招标投标的发展为专业化的平台运营机构创造了发展机遇。平台运营机构要保证电子招标投标系统的稳定、安全、可靠,另一方面,也亟需向专业化方向转变,需要涌现出一大批既懂得信息技术、又懂得招投标业务的专业人才,为电子招标投标系统的建设和运营保驾护航。
    6.对招投标监管手段的影响
    由于电子招标投标全程透明、数据可追溯、关键节点可控、操作可留痕,因此将全面改变监管的组织形式和监管方式,将迫使监管部门朝着更加专业化的方向发展,对招投标各主体的监管从“严进宽出”,改为“宽进严出”。尤其随着国家公共服务平台的逐步建成和完善,各在线交易平台的数据大交换,各种信息的充分挖掘和比对,将给监管手段带来革命性的变化。
    二、建设电子招标投标系统的难点及应对
    区别于其他的管理信息系统,电子招标投标存在瞬间操控不可逆的特点,这个特点更趋近于一些生产控制系统。尽管不同的建设单位会存在需求和技术架构不尽相同的情况,但都将面临一些共性的技术难点和实施难点。
    1.技术难点
    (1)加解密的技术难点。《办法》第二十六条指出“电子招标投标交易平台应当允许投标人离线编制投标文件,并且具备分段或者整体加密、解密功能”,同时,《技术规范》的“5.5投标”章节指出“应具备投标人按照招标文件约定的加密方式选择按标段(包)分段或整体加密、递交文件的功能”。为此,在选择加密方式时,电子招标投标系统可以根据自身的情况来选择整体或者分段的技术方案。在实践过程中,需按照自身的招标项目特点,从管理上进行上传文件大小的约定,并结合系统的设计架构、网络环境和服务器承载能力,通过工具和人工的手段,进行反复测试和验证,不断试错,找到最佳文件切片和加解密的平衡点,确保投标文件解密高效、安全、完整。
    (2)远程异地评标监控的难点。《技术规范》对远程异地评标指出“宜按以下要求具备网络远程异地评标的功能,对评标委员会实现有效的监控”,但《技术规范》中并未对监控的手段和方法提出具体、明确的标准要求。实际操作中,若要实现真正意义的远程异地评标,对远程评标室的本地环境管理和评标过程管理将显得尤为重要,而不是建立一个类似视频会议的在线监控系统,表面上加强监控了,实则并没有管控到位。
    (3)与周边系统接口的难点。电子招标投标系统并不是孤立的系统,需要和周边的多个系统进行对接,如企业内部业务管理系统、企业财务管理系统、国家公共服务平台、第三方支付平台、银行交易平台等,既要符合《技术规范》中的数据接口要求,又要根据企业自身实际情况进行有效地系统对接,最重要的是要划分好各种系统的业务边界点,让不同的系统执行各自范围内的专业工作,而不能单纯追求电子招标投标平台的大而全。在接口的实施过程中,要遵循几个原则,一是简单原则,主要体现在接口的使用方法上,要让接口使用者在不借助或借助很少文档的情况下可以轻松使用;二是封闭原则,封闭原则要求的是接口功能的实现细节要完全对外封闭而且在对接口内部处理逻辑进行修改时不会影响接口的调用逻辑;三是可置换原则,我们很难保证一个功能模块所提供的功能会永不过时,因此在接口设计时应该尽可能地应用标准的接口规范,这样将来可以轻松地用遵循接口规范的新模块置换原有模块,而不会影响其到他相关模块的调用方式。
    (4)费用管理的难点。电子招标投标系统涉及的费用项很多,如平台使用费、标书费、保证金、中标服务费、专家费、专家差旅费、会务费等。电子招标投标系统的上线使用,势必带动招标代理机构业务管理上的转变,对于费用管理继续沿用现行的手工管理模式已不能满足全流程电子化招投标的要求。因此,电子招标投标系统应具备支持网上支付结算的功能,建议选择第三方支付平台的建设模式,可省却与多家不同银行分别做接口的繁杂工作量,但在建设过程中应该循序渐进,尤其是投标保证金,因牵扯到基本账户的问题,需要协调的环节较多,不可能一步到位。
    (5)机房等运行环境的难点。《技术规范》对电子招标投标系统的运行环境提出了一定要求,比如机房应满足《综合布线系统工程设计规范》GB/T50311-2007、《计算机场地通用规范》GB 2887-2011、《电子信息系统机房设计规范》GB 50174-2008的要求,建设单位需要根据自身的实际情况,选择是自建机房还是进行服务器、网络设备托管。IDC(互联网数据中心)服务在信息化发展进程中应时而生,其包括主机托管、互联网接入和机房到办公室专线服务,主机基本运维服务,网络和系统软件的安装、配置。对于自建机房能力不足的建设方,建议采用选择具有工信部资质的单位提供IDC服务,以确保电子招标投标系统具有良好的运行环境,将更多精力集中到系统本身的运营上来。
    2.实施过程关键点
    电子招标投标系统的建设也应该遵循信息系统的基本建设规律,建设过程大致分为项目计划、需求分析、系统设计、系统开发、系统测试、上线准备、试运行、运行维护等阶段。《办法》和《技术规范》规定了电子招标投标系统的基本标准,各企业在建设的过程中,一方面要满足客户复杂多变的个性化需求用户,有所为而有所不为,做好项目风险控制,做好需求的评估分析、变更管理,对电子招标投标技术规范和各种法律要吃准吃透,对用户不合理的、甚至和法律法规有抵触的需求,不能一味迁,造成项目的失控。整个项目管理过程的规范化和标准化是一个难点,从项目启动开始,就应该规范项目管理,加强配置管理和变更管理,在建设和上线使用后配套下发关于电子招标投标系统的管理制度,并严格按照制度执行,以确保电子招标投标项目顺利进展。
    实施电子招标投标系统的过程很难一帆风顺,建设单位要把控好以下几个关键阶段,以有效降低风险。
    (1)需求阶段。随着项目的进展,需求设计的变更需要消耗的资源是呈递增趋势的,因此前期需求说明书的确定是一个基准点。电子招标投标涉及的用户范围较多,首先要从宏观上把握具体需求方向和趋势,了解现有的组织架构、业务流程、硬件环境、软件环境、现有的运行系统等具体情况。其次要结合现有的硬件、软件实现方案,做出简单的用户流程页面,和用户一起探讨业务流程设计的合理性、准确性、便易性。最后,建议组织专家评审,对需求中涉及的业务流程、数据项等进行评审确认并提出意见。需求说明书定稿后,要严格进行变更控制,以减少不必要的返工。
    项目在需求设计阶段一定要在资源保障的前提下,充分考虑好项目的边界点,要紧紧围绕规范要求的内容,既要有一定的技术前瞻性,又要考虑现实情况,要让专业的平台做专业的事情,切不可贪大求全,最后不伦不类。
    (2)测试阶段。系统测试是另一个关键点,借助专业的测试管理工具,在上线投运之前需进行一系列有计划、有组织的功能画面之间、模块之间、与外部系统的连接测试,验证该系统涉及的业务流程是否贯通,应用功能是否符合需求分析、基本设计的要求,系统性能是否安全、可靠。系统测试阶段可以分解成测试计划编制、测试用例准备、测试计划评审、测试数据准备、集成测试、用户验证测试、测试总结等阶段。用户测试工作可以与培训同时开展,在用户测试之前先进行必要的操作培训,随后开展分角色、分流程的用户验收测试,较大范围地覆盖系统各功能点,以降低系统上线后的运营风险。对于上线以后的系统功能变更,则应在开发完成后进行必要的回归测试,确认无误后才能上线。
    (3)培训阶段。用户培训是系统上线的一项重要工作,也是后期需要常态开展的工作。根据用户类型的不同,需分步、分类组织用户培训工作,并建立完善的培训机制,形成规范的培训材料。培训工作包括对运营机构人员培训和对招投标各相关用户的培训。运营机构人员培训应当结合项目阶段的需要,由系统承建方负责组织,以便运营机构在系统投运后完成系统的日常使用、维护工作。招投标各相关用户的培训包括对招标人、投标人、招标代理机构、评标专家、监察部门等用户的培训,其中对广大投标人的培训是工作的一大重点,在组织过程中由于人数多、分布分散、水平参差不齐等原因,加大了培训的难度,因此要将投标人的培训工作常态化,并多种渠道、多种方式地开展,如采用现场培训、网上教程、客服在线支持等方式,在后期要针对使用过程中的问题,不断地改变培训手段和策略,让培训更有针对性。对评标专家而言,他们的年龄分布、计算机使用能力等都层次不齐,网上评标之前的培训和现场支持都需要不断推进。
    3.数据准备
    《技术规范》中用了相当大的篇幅来阐述数据项的基本要求和编码总体规则,尤其系统上线后要能通过检测认证,这对数据结构和数据质量都有很高的要求,这也意味着电子招标投标系统的基础数据准备是十分重要的工作。因此要求系统建设方研究《技术规范》的要求,遵循标准编码体系搭建平台的信息资源库,并待数据库设计定稿后,将基础数据的收集工作和系统开发工作同时开展,以便在系统上线前完成全部的数据初始化工作。
    4.系统运行保障
    对于很多建设方而言,电子招标投标系统的上线往往是新老业务的切换过程,因此试运行期间要明确好新老业务的业务范围和职责分工,建立完善的客服组织体系、运维保障体系。系统投运后,为提高解决突发事件的能力,需从应用系统、硬件设备、网络环境等方面制定应急预案,当遇突发事件时,启动应急预案,最大程度减少突发事件对系统运行造成的影响。应急预案的内容应尽量多地包括应用系统故障、网络故障、服务器故障、隔离装置故障等各类原因引起电子招标投标系统不能正常使用的突发事件及其处理办法,明确应急响应流程,并做好安全报告和归档工作。
    电子招标投标平台作为一个技术平台,参与人员多,利益交织点极为敏感,系统的正常运行不可能只依赖技术平台本身,需要依托技术上、管理上的多重保障。因此在做好系统的运维管理和紧急预案处理的同时,建议运营方按照国家有关要求,对系统进行等保测评,确保系统安全可靠;建立健全各种围绕电子招标投标的规章制度,需要在交易主体的交互文件上做好约定,如各自免责条款,尽量考虑周全,以防万一。同时,电子招标投标系统作为一个新生事物,在实施和运营过程中,上级领导要充分支持,各方要充分理解,给电子招标投标事业创造一个多方共赢的良好生态圈。
    三、电子招标投标在集团采购中的地位和发展趋势
    电子招标投标不仅可以大量节约社会成本,同时对于规范招标采购行为,提高工作效率,增加招标采购透明度,预防招标采购腐败等具有重要意义。集约化管理体制下,电子招标投标的地位将在很长一段时间内变得越来越重要,其发展也将是一个长期的过程,不可能一蹴而就。电子招标投标的普及伴随着公共服务职能的转变、云技术的爆发增长、大数据分析技术的发展,彻底改变了集团业务中利用采购过程中信息不对称带来获利的贸易行为,将为采购业务带来革命性的变化,将从现在无序采购和销售到寻源采购,最后使得采购变成更为关注产品本身,采购行为将真正由服务、价格、性能、配送等综合因素决定。作为企业管理者,需要审时度势,把握电子招标投标的战略机遇,根据自身情况适时推进电子招标投标系统的建设,在新一轮的革命来临之前迅速抓住机会,提前为未来的竞争做好充分准备。



    来源:《招标采购管理》   作者:张烨  耿永玲   石庆松